管理职能分工和管辖范围

 行业动态     |      2020-02-04 16:09
管理职能分工和管辖范围的划分是业务有序运行的前提和保障。管理职能分工体现在两个方面,一是以职能划分为标志的业务分工,二是以职权等级为标志的单业务环节的权限。对于具有同样等级职权的管理者,待待以管辖范围明确职责范围。
单业务环节的划分体现的就是职权划分,也体现了单业务内部信息传递路径,其规划也是信息传递路径规划的重要内容,更多地体现业务规则。单业务传递路径也存在四种信息传递路径:直线型、分渍型、汇合型和混合型,如图2所示。就分流路径而言(图2b和图2d),各分支存在相斥或并行执行两种情况,如不同金额范围的流程分支和业务会签等。
3、流程管理的目的
不同的业务环节授予不同的相关人员行使其相应的责权,对拥有相同职权的人员,划定不同管辖范隔以限定其职权范围,而对流程分支设定合适的激发条件,以达到信息定向传递的目的,只有这样,业务流程持续有序和高效的运行才会得到最基本的保障。
二、流程管理系统信息化实现
1、信息传递路径规划
下文以典型的销售订单直至产品交付为业务蓝图主线,讨论业务信息传递路径的规划和业务驱动方式的信息化实现。
销售订单是任何企业的首要业务,也是其他全部业务的总驱动源。从企业管理的般规律出发,销售订单业务会驱动产品收付相关的发货、提货和库存出库业务,以及销售核算相关的销售发票及其结算业务;在生产制造方向,订单业务驱动主生产计划、排产、车间作业和生产投料,完工收货以及完工人库业务,间接地,还驱动采购和新品研发等其他业务。图3所示为制造行业企业典型的主要业务信息传递路径。
本实例展示的是典型的混台型业务流程,从中可以看出,从销售订单出发驱动若干后续业务,展示了跨业务的主营业务流程的全貌。其中主生产计划、0EH采购和新品研发三个分支是互斥的,这三十分支与发货分支不是互斥的。在信息化流程规划中,给互斥的二个分支分别设定特定激发条件以明确信息传递的特定方向,如表1所示。

以主生产计划这流程片段为例,笔者将进步讨论信息传递路径规划的信息化实现方法。从图3中可以发现,主生产计划驱动制造排产计划,是一一对应驱动的,就是说,一个主生产计划驱动个制造排产计划。在现实中其实并非全部只有一一对应的驱动方式,还存在若干主生产计划合并排产或分批排产的情况。这就需要按企业实际的经营环境和管
理需要做出安排。在流程管理信息化实现中。引入看板工具理念及其管理方法,通过设置信息来源看板的形式达到“信息缓冲带“的效果。如图4和图5所示。

主生产计划业务完成后,信息被自动发送到“待排产计划看板”,作为驱动制造排产的信息源,如图4和图5 所示。在实际排产中,可以依据库存和生产负荷等情况。从这个看板中选取主生产计划信息进行排产计划作业。
以上讨论了跨业务流程的信息传递路径规划信息化实现的基本思路和方法,然而在现实中,业务并非都是单个环节的,往往需要多个环节和(或)分支,这就要按业务规则作出相应的安排。如销售订单,可能需要编辑、评审和批准三个基本环节,批准环节又有可能是可选的,例如,只有达到一定金额的订单才需要进过”批准“环节。如图6所示,销售订单有两个传递路径,如表2所示。
2、管理职能分工和管辖范围划分的信息化实现
上文已经阐速管理分工和管辖范围划分是流程持续稳定高效运行的基本保障,流程管理信息化的个重要内容就需要体现这样的要求,体现职能和职权的划分,可以通过流程环节的授权来实现的。在业务流程环节对授权人就外来户、部门、物品和库房等4个方面划定管辖范围,可以体现职权管辖范围。图7是流程环节授权变例。

管理职责分工、管辖范围划分和流程分支的激发条件,充分体现了业务规则,并为流程管理信息系统的业务调度算法所识别,以准确传递业务信息给有关责任人。
3、任务调度和任务获取
任务调度在于发现并识别业务规则,正确分发任务,准确传递业务信息。在应用操作层面,如何使责任人简便快捷地获取任务,又是流程管理的另一关键。
引人“看板”这一管理工具和理念,就是解决上述关键问题的有效方法。流程管理信息系统提供任务信息看板,统一获取任务信息的选径,及业务操作的入口。业务流程调度把任务信息分发到相关责任人的任务看板,登录系统即进入任务看板,打开任务信息直接进^仔务所指向的业务操作环境,从而达到简便快捷的目的。
任务看板分四种形式。即待处理任务、处理中任务、启动新任务和已完成任务。其中已完成任务看板,用以监督和跟踪自己所经手的业务的进展情况,及时发现业务滞留的环节和责任人,便于及时沟通并解决所存有的问题。图8所示是任务信息看板的信息化系绩实例。

三、系统效果
流管理的实质是信息传递路径的规划、管理职能划分和职权管辖范围的划分。与之相适应,流程管理信息化系统实,就需要提供流程环节的设置、信息路线和信息驱动方式定义、管辖范围划分。流程环节授权和流程分支激发条件设置等功能。这样能贴近流程管理的实质和最一般规律。跨业务全路径角度进行规划信息传递路径,打破了业务管理中的部门分割和模块分割。还原业务流程以全貌,使信息更高度地集成,流程运行更能持续稳定和高效。任务获取引人“看板”理念和方法,使得获取任务和进入具体业务操作环境更加简便茯捷,从而更能提高管理效率。
本文所论述的业务流程管理的思路和方法。在浙江三花汽车控制系统有限公司的信息化项目(企业计划执行系统)中得到了成功的应用。该信息系统基于SOA架构,取得了项目预期的管理效果。